Interview met Ansel Velthof; gestart bij Project DOEN als strategisch inkoopadviseur tijdens het inkooptraject en de aanbesteding, maar die nu de rol als contractmanager op zich neemt. Wat dat precies inhoudt, legt hij hieronder uit! 

Contract op een bierviltje?

De wens was om het contract op de achterkant van een bierviltje te schrijven, maar dat lukte toch niet helemaal, zegt hij lachend. “Het is dus niet zo dat we geen contract hebben, alleen hebben we het contract gezamenlijk opgesteld.” Het contract, de ‘Handleiding’, pakt het team er verder vooral bij als ze niet meer precies weten waarom iets is afgesproken. Daarin staat precies beschreven hoe ze tot bepaalde afspraken zijn gekomen en waarom. “Dit zorgt voor een gevoel van vertrouwen.” Zo weten ze wat er samen is afgesproken en vertrouwen ze erop dat iedereen deze afspraken naleeft omdat men begrijpt waarom ze zijn gemaakt.

Afspraken

Met zijn juridische achtergrond weet hij de ruimte binnen wet -en regelgeving te benutten, wat van belang was tijdens het inkooptraject voor Project DOEN – Nijkerkerbrug. “Je wil en moet alle partijen een eerlijke kans geven.” Toch was het bij dit project even anders om dit te realiseren, dan bij andere projecten, hoewel ze zich aan alle regels hebben gehouden. Normaal gesproken wordt er op de beste prijs-kwaliteitverhouding gegund, maar in dit geval is er 100% op kwaliteit geselecteerd, zonder harde financiële component. Voor de prijsvorming hebben ze geselecteerd op de aanpak tot het komen van een prijs, in plaats van de prijs zelf. Daarin handel je naar de bedoeling van de wet en benut je de ruimte die deze biedt. Ook wordt in vergelijkebare projecten vooral de UAV-gc toegepast, een bepaalde contractvorm. “Deze hebben we juist niet van toepassing verklaard bij dit project, want we wilden niet een hele set met afspraken hebben, die we niet samen hadden gemaakt. Dan zouden we de bedoeling achter die afspraken niet weten en dat is juist waar we naar op zoek waren.” 

Contractbeheersing

Als contractmanager is Ansel verantwoordelijk om de rechtmatigheid van betalingen te borgen. Dit wil zeggen dat Rijkswaterstaat als overheidsinstellingen de verplichting heeft om op ieder moment aannemelijk te kunnen maken dat een Werk naar behoren is geleverd. “Normaliter wordt dit veel vanuit een ‘papieren’ werkelijkheid gedaan, door een toets op het kwaliteitssysteem van een opdrachtnemer. Binnen Project DOEN hebben we dat gedaan door gebruik te maken van een grote mate van interactie. Met name Geert Govers (adviseur Kunstwerken) neemt in samenwerking met contractmanagement periodiek en op belangrijke of risicovolle momenten waar op het werk.” Hierbij wordt gekeken en vastgelegd of het Werk en keuringen van voldoende kwaliteit zijn. Zo ontstaat ook direct de mogelijkheid om te adviseren waar mogelijk. “Het mooie is om te zien dat Geert, die vanuit Rijkswaterstaat zijn rol vervult, niet alleen heel waardevol is voor de contractbeheersing, maar nu ook belangrijk is in het kwaliteitsmanagement voor Combinatie NU!”

Klaar om anders te DOEN?

Op de vraag of het makkelijk was om het ‘anders’ te doen, begint Ansel te lachen. “Makkelijk was het niet, maar wel heel interessant. De wereld om ons heen was en is er nog niet altijd klaar voor. Door de maatschappelijke verantwoordelijkheid bij Rijkswaterstaat wordt de mate van vrijheid beperkt. “Geld dat we uitgeven, moeten we kunnen verantwoorden. Bovendien kost het wegnemen van wantrouwen en het veranderen van werkwijzen ook tijd.” Hij vertelt ook dat vanuit zijn beeld de markt, inclusief opdrachtgevers, nog steeds veel moeite heeft om de commerciële insteek te koppelen aan een samenwerking gericht op maatschappelijke meerwaarde. “Men is gewend om te kijken vanuit de eigen belangen en korte termijn doelstellingen. In dit geval is samen gekeken naar de lange termijn doelstelling van de gezamenlijke klant om vervolgens de belangen van beide organisaties eerlijk af te wegen bij het realiseren van die lange termijndoelstelling: eerlijk geld voor eerlijk werk.” Ook noemt hij dat het contract toch ook vaak zekerheid en structuur geeft aan partijen en hun achterban. Zonder herkenbaar contract moet men binnen de samenwerking sterk vertrouwen op elkaar, de achterban en op wat het team doet.

Afronding

De komende maanden houdt Ansel zich bezig met de oplevering en evaluatie van de geleerde lessen binnen DOEN. De brug is afgelopen maandag met het openstellingsmoment al fysiek opgeleverd aan de beheerder. “Nu het papierwerk nog, zoals het opleverdossier.” Wel geeft hij aan dat de manier waarop ze naar dit oplevermoment toewerken heel anders is, dan bij reguliere projecten. “Het district en de beheerder zijn veel meer betrokken tijdens het proces, waardoor er minder iteratieslagen achteraf nodig zijn.” Zo zal hopelijk het oplevermoment en de overdracht voorspoedig verlopen.

Als laatste wil hij nog meegeven dat het gezamenlijk opstellen van een minimaal contract en het gedachtegoed van DOEN zeker toe te passen is in volgende projecten, als je maar met vertrouwen de samenwerking tegemoet gaat!

Men is gewend om te kijken vanuit de eigen belangen en korte termijn doelstellingen. In dit geval is samen gekeken naar de lange termijn doelstelling van de gezamenlijke klant om vervolgens de belangen van beide organisaties eerlijk af te wegen bij het realiseren van die lange termijndoelstelling: eerlijk geld voor eerlijk werk.

Ansel Velthof